Informácie o spracúvaní osobných údajov

Koho sa toto poučenie týka

Pri svojej práci prichádzame do kontaktu s osobnými údajmi najmä našich klientov a osôb, ktoré za nich konajú, či už ide o členov štatutárnych a dozorných orgánov, poverených zamestnancov alebo externých zástupcov. Spracúvame aj údaje obchodných partnerov našich klientov, protistrán v ich sporoch a osôb, ktoré tieto subjekty zastupujú, ako aj údaje našich vlastných dodávateľov a servisných partnerov.

Ak ste sa zúčastnili niektorého z podujatí, na ktorých vystupujeme alebo ktoré organizujeme (webinár, prednáška, workshop), tiež o vás niektoré údaje vedieme. Ak patríte do niektorej z týchto skupín, toto poučenie je určené práve vám.

Kto za spracúvanie zodpovedá

Prevádzkovateľom osobných údajov v zmysle GDPR je:

Značka INLOGIO.AI aj webová stránka www.inlogio.ai sú prevádzkované uvedenou spoločnosťou.

Otázky týkajúce sa osobných údajov nám môžete kedykoľvek poslať na grow@inlogio.ai, cez kontaktný formulár na webe alebo poštou na adresu sídla.

Účely spracúvania a ich právne základy

Každé spracúvanie, ktoré vykonávame, má svoj konkrétny účel a my sa do neho púšťame len s údajmi, ktoré naň naozaj potrebujeme. Nižšie prejdeme jednotlivé účely, zákonné dôvody, na ktorých stoja, a dobu, po ktorú údaje uchovávame.

Spolupráca s klientmi

Poskytovanie našich služieb (návrhu a nasadzovania AI riešení, automatizácií, agentov a interných aplikácií) sa nezaobíde bez údajov kontaktných osôb na strane klienta. Pri klientoch (fyzických osobách) spracúvame priamo ich údaje.

Právnym základom je pri klientovi (fyzickej osobe) uzatváranie a plnenie zmluvy, vrátane opatrení vykonaných pred jej uzavretím na vašu žiadosť (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Ak konáte za firemného klienta, opierame sa o náš oprávnený záujem na riadnom plnení zmluvy s ním (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Časť údajov musíme viesť aj preto, lebo nám to ukladá zákon (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).

Klient (fyzická osoba) nám svoje údaje poskytnúť musí, inak zmluvu ani jej plnenie nezvládneme. Ak za klienta konáte vy, poskytnutie údajov vám žiadny predpis nenariaďuje; bez nich by sme však spoluprácu s vaším klientom neboli schopní riadne zvládnuť.

Voči spracúvaniu opretému o náš oprávnený záujem môžete kedykoľvek namietnuť z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ako na to, sa dočítate v časti o vašich právach.

Doba uchovávania: počas rokovaní o zmluve a po celý čas jej trvania; údaje vedené pre zákonné povinnosti potom po dobu, ktorú určuje príslušný predpis.

Pozn.: Ak nám klient v rámci projektu zverí na spracovanie údaje tretích osôb (napr. dáta svojich zákazníkov alebo zamestnancov), takéto údaje spracúvame ako sprostredkovateľ, výlučne na základe pokynov klienta a v rozsahu dohodnutom v zmluve.

Nášich dodávatelia a ostatní partneri

Na prevádzku agentúry využívame služby rôznych dodávateľov: od softvérových licencií a cloudových riešení po nájom či iné zmluvy. V týchto vzťahoch spracúvame údaje zmluvného partnera, teda fyzickej osoby, prípadne osôb, ktoré za právnickú osobu konajú, a to vrátane bežnej obchodnej komunikácie.

Právnym základom je pri partnerovi (fyzickej osobe) uzatváranie a plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), u konajúcich osôb právnických osôb náš oprávnený záujem na plnení zmluvy s príslušným partnerom (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Voči spracúvaniu opretému o náš oprávnený záujem môžete kedykoľvek namietnuť z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ako na to, sa dočítate v časti o vašich právach.

Doba uchovávania: počas rokovaní o zmluve a po celý čas jej trvania.

Rovnako ako pri klientoch: údaje fyzickej osoby sú pre uzavretie a plnenie zmluvy nevyhnutné, údaje osôb konajúcich za právnickú osobu spracúvame v oprávnenom záujme na doterajšej spolupráci.

Kontaktný formulár, rezervácie a dotazy pred spoluprácou

Napísali ste nám cez formulár na webe, rezervovali si konzultáciu v online kalendári alebo sa ozvali e-mailom či telefonicky? Vašu správu potrebujeme vybaviť, a na to aj pracovať s údajmi, ktoré v nej uvediete.

Právnym základom sú opatrenia pred uzavretím zmluvy vykonané na žiadosť dotknutej osoby (zodpovedanie dotazov na naše služby, ich podmienky či možnosti spolupráce) a súvisiaca komunikácia (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Ak za potenciálneho klienta koná niekto iný, vychádzame z oprávneného záujmu na príprave budúceho zmluvného vzťahu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Voči spracúvaniu opretému o náš oprávnený záujem môžete kedykoľvek namietnuť z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ako na to, sa dočítate v časti o vašich právach.

Doba uchovávania: kým váš dotaz vybavíme. Ak zo spolupráce nakoniec nič nie je, ponecháme komunikáciu ešte najviac 6 mesiacov od vybavenia pre prípad, že by ste sa k nej chceli vrátiť.

Pre rokovanie o budúcom zmluvnom vzťahu, jeho uzavretie a plnenie sú tieto údaje nevyhnutné.

Newsletter

Záujemcom posielame na e-mail novinky zo sveta AI a automatizácie procesov. Prihlásiť sa môžete priamo na webe; odkaz na prihlásenie niekedy pripájame aj k e-mailom, ktoré vám zasielame pri inej príležitosti, napríklad k prezentácii z podujatia, na ktorom ste boli.

Ak ste našim klientom alebo ste sa zúčastnili nášho podujatia, newsletter vám pravidelne chodí, kým jeho odber neodmietnete, buď hneď na začiatku spolupráce, alebo kedykoľvek neskôr.

Právnym základom je súhlas so zasielaním newslettera (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR); u klientov a účastníkov podujatí náš oprávnený záujem na udržiavaní vzťahov, komunikácii a informovanosti o novinkách (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách).

Z odberu sa dá odhlásiť jedným kliknutím na odkaz v každom e-maile, prípadne nám stačí napísať a stiahneme vás okamžite. Súhlas aj odber sú úplne dobrovoľné a ich neudelenie či odvolanie vám nijako neublíži.

Podrobné podmienky spracúvania pri odbere newslettera nájdete v dokumente IP Newsletter: informácia o spracúvaní osobných údajov.

Doba uchovávania: pri spracúvaní na základe súhlasu do jeho odvolania; pri oprávnenom záujme po dobu jeho trvania; ten pravidelne prehodnocujeme a keď stratí význam, spracúvanie ukončíme, a v každom prípade do vášho odhlásenia.

Zákonné povinnosti

Ako podnikateľský subjekt podliehame celému radu povinností: z Obchodného zákonníka, z predpisov o účtovníctve a daniach, z povinnosti uchovávať dokumentáciu, z pravidiel proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti či z samej ochrany osobných údajov, vrátane vybavovania žiadostí dotknutých osôb.

Právnym základom je plnenie týchto povinností (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) a údaje vedieme po dobu, ktorú určuje príslušný predpis. Bez nich by sme si svoje zákonné povinnosti plniť nedokázali.

Uplatňovanie a obrana práv

Snažíme sa, aby bola každá spolupráca v poriadku, nedorozumenia sa však občas nájdu, a vtedy sa snažíme ich vyriešiť po dobrom. Pri sporoch, dokazovaní správneho plnenia či konaniach pred orgánmi verejnej moci alebo v zmierovacích a mimosúdnych konaniach preto môžeme vaše údaje použiť na uplatnenie alebo obranu našich práv a nárokov, voči klientom, dodávateľom aj iným subjektom.

Právnym základom je náš oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Voči spracúvaniu opretému o náš oprávnený záujem môžete kedykoľvek namietnuť z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ako na to, sa dočítate v časti o vašich právach.

Doba uchovávania: počas príslušnej premlčacej alebo prekluzívnej doby, resp. po dobu, po ktorú môže voči nám niekto viesť konanie alebo kým môžeme byť povinní preukázať plnenie, napríklad 5 rokov od vybavenia žiadosti dotknutej osoby.

Podujatia a spätná väzba

Vzdelávanie je súčasťou toho, čo robíme, preto organizujeme alebo spoluorganizujeme webináre, prednášky, workshopy a ďalšie podujatia, na ktorých zdieľame naše skúsenosti z AI a automatizácií. Aby sme vás mohli registrovať a pustiť dnu, potrebujeme o vás identifikačné a kontaktné údaje. Po podujatí vám na ne radi zašleme prezentáciu a ďalšie materiály, ktoré by vás mohli zaujímať.

Radi vás po podujatí oslovíme aj s krátkym dotazníkom spokojnosti s jeho priebehom, obsahom a prínosom pre vás. Vyplniť ho je úplne na vás; jeho výsledky nám pomáhajú ďalšie podujatia pripravovať lepšie.

Právnym základom pre registráciu, účasť a zaslanie materiálov je zmluva o účasti na podujatí (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Ak vás prihlasuje a zmluvu uzatvára firma (napríklad váš zamestnávateľ), vychádzame pri vašich údajoch z oprávneného záujmu na plnení zmluvy s ňou (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Dotazník spokojosti posielame v oprávnenom záujme na zisťovanie spokojnosti a zlepšovanie podujatí v rámci prieskumu trhu, vrátane spracovania jeho výsledkov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Voči spracúvaniu opretému o náš oprávnený záujem môžete kedykoľvek namietnuť z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ako na to, sa dočítate v časti o vašich právach.

Doba uchovávania: po dobu plnenia zmluvy, resp. po dobu trvania príslušného oprávneného záujmu; ten pravidelne prehodnocujeme a po jeho naplnení, či po vašej námietke, spracúvanie zastavíme.

Ak uzatvárate zmluvu o účasti vy, sú vaše údaje pre ňu nevyhnutné; ak vás prihlasuje firma, vychádzame, ako je uvedené vyššie, z nášho oprávneného záujmu. Dotazník ani jeho vyplnenie nie je podmienkou nijakej zmluvy či povinnosti.

Prezentácia na sociálnych sieťach

O našej práci informujeme najmä na sieti LinkedIn. Ak na našom profile reagujete na príspevky, pracujeme s údajmi, ktoré tam sami zdieľate, predovšetkým aby sme sa s vami vedeli rozprávať.

Právnym základom je náš oprávnený záujem na prezentácii činnosti a budovaní vzťahov s verejnosťou a potenciálnymi klientmi (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Voči spracúvaniu opretému o náš oprávnený záujem môžete kedykoľvek namietnuť z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ako na to, sa dočítate v časti o vašich právach.

Doba uchovávania: najviac 5 rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom sme k spracúvaniu pristúpili, skôr, ak príslušný komentár alebo interakciu zmažete vy, alebo to urobí prevádzkovateľ sociálnej siete. Náš záujem pritom pravidelne prehodnocujeme.

Cookies

Náš web ukladá technické (nevyhnutné) cookies, bez ktorých by nefungoval; na ich ukladanie nepotrebujeme súhlas (§ 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z.). Ostatné typy cookies ukladáme až potom, ako nám k tomu v cookie lište dáte súhlas. Súhlas je dobrovoľný a jeho neudelenie vám nijako neublíži; kedykoľvek ho môžete v nastaveniach odvolať, pričom spracúvanie pred odvolaním zostáva zákonné.

Právnym základom je súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Nevyhnutné cookies uchovávame 24 hodín od uloženia do vášho zariadenia, funkčné a marketingové 13 mesiacov od uloženia. Detaily k jednotlivým cookies nájdete priamo pri udelení súhlasu.

Odkiaľ vaše údaje máme

Vo väčšine prípadov priamo od vás. Ak konáte za niekoho iného (zamestnávateľa či klienta), dostávame ich od neho. Dopĺňame ich z verejných zdrojov, akými sú obchodný či živnostenský register alebo váš LinkedIn profil, prípadne iným zákonným spôsobom. Údaje účastníkov podujatí, na ktorých vystupujeme, nám niekedy poskytne organizátor, aby sme vám mohli poslať materiály k prednáške a súvisiacu komunikáciu. Časť údajov vytvára samo vaše zariadenie pri návšteve webu alebo naša stránka (cookies).

Pre vlastné účely popísané v tomto poučení pracujeme najmä s bežnými identifikačnými a kontaktnými údajmi. Údaje, ktoré nám klient zverí v rámci projektu (napríklad o svojich zákazníkoch či zamestnancoch), spracúvame ako sprostredkovateľ, podľa jeho pokynov a v rozsahu dohodnutom v zmluve.

Komu údaje poskytujeme

V nevyhnutnom rozsahu ich zdieľame najmä s našimi sprostredkovateľmi, teda partnermi, ktorí ich spracúvajú v našom mene a podľa našich pokynov. Sú to napríklad poskytovatelia IT a cloudových služieb, správcovia nášho webu, poskytovatelia e-mailových a marketingových nástrojov (vrátane rozosielania newslettera), prevádzkovatelia analytických nástrojov či náš externý účtovník.

Ďalej s tretími stranami, ktoré pre nás konajú vo vlastnom mene a na svoju zodpovednosť; môžu to byť doručovatelia, audítori, daňoví poradcovia, banky či poisťovne. Ak to vyžaduje zákon alebo to potrebujeme na obranu a uplatňovanie práv, poskytneme údaje štátnym orgánom a inštitúciám verejnej moci.

Každého, s kým údaje zdieľame (obzvlášť sprostredkovateľov), si pred výberom preveríme, či garantuje primeranú bezpečnosť a zákonnosť spracúvania.

Ako dlho údaje uchovávame

Vždy len tak dlho, ako si daný účel vyžaduje. Konkrétne lehoty sú uvedené pri jednotlivých účeloch vyššie. Ich dodržiavanie priebežne kontrolujeme: keď údaje svoj účel naplnia a zákon ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje, vymažeme ich aj skôr, ako by uplynula pôvodne plánovaná doba.

Zabezpečenie a ďalšie informácie

Žiadame po vás a spracúvame len údaje, ktoré sú pre daný účel nevyhnutné, a chránime ich primeranými personálnymi, organizačnými i technickými opatreniami. Fyzicky sú uložené na serveroch a zariadeniach v Európskej únii.

Údaje nepoužívame na automatizované rozhodovanie ani profilovanie a do tretích krajín mimo EÚ/EHP ich neprenášame, s výnimkou situácií, keď tak postupuje niektorý z našich dodávateľov (napríklad prevádzkovateľ sociálnej siete, cez ktorú s nami interagujete); za takýto prenos nezodpovedáme.

Vaše práva

Ako dotknutá osoba (čiže človek, o ktorého údaje ide) máte voči nám tieto práva:

1. Odvolať súhlas

   Súhlas, ktorý ste nám kedykoľvek dali, môžete rovnako kedykoľvek vziať späť. Na spracúvanie, ktoré prebehlo pred odvolaním, to nemá žiadny vplyv.

2. Prístup k údajom (čl. 15 GDPR)

   Na žiadosť vám potvrdíme, či vaše údaje spracúvame, a vydáme vám ich spolu s informáciami o účeloch, príjemcoch, dobách uchovávania a ďalších náležitostiach podľa čl. 15 GDPR.

3. Oprava údajov (čl. 16 GDPR)

   Ak o vás vedieme nesprávne alebo neúplné údaje, opravíme či doplníme ich bez zbytočného odkladu.

4. Prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR)

   Údaje, ktoré ste nám poskytli na základe súhlasu alebo zmluvy a ktoré spracúvame automatizovanými prostriedkami, vám na žiadosť vydáme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, prípadne ich prepošlime ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky uskutočniteľné. Výkon tohto práva nesmie poškodiť práva a slobody iných.

5. Výmaz údajov (čl. 17 GDPR)

   Vymazanie môžete požadovať najmä vtedy, keď údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sme ich získali; keď ste odvolali súhlas a iný právny základ neexistuje; keď voči spracúvaniu opretému o oprávnený záujem namietate a prevažujú vaše dôvody; keď boli údaje spracúvané nezákonne; alebo keď výmaz vyžaduje zákon. Každú žiadosť vyhodnotíme a, pokiaľ je dôvodná a neplatí niektorá z výnimok GDPR, údaje vymažeme bez zbytočného odkladu.

6. Obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR)

   V prípadoch, ktoré GDPR pripúšťa, môžete požiadať, aby sme vaše údaje spracúvali len obmedzene, napríklad počas toho, ako overujeme ich správnosť. Skôr než obmedzenie zrušíme, vás o tom vopred informujeme.

7. Námietka (čl. 21 GDPR)

   Proti spracúvaniu, ktoré sa opiera o náš oprávnený záujem, môžete kedykoľvek namietať z dôvodov svojej konkrétnej situácie. Ďalej ho budeme môcť viesť len vtedy, keď preukážeme prevládajúce oprávnené dôvody, alebo keď ide o preukazovanie, uplatňovanie či obhajobu právnych nárokov. Námietku proti priamemu marketingu (teda newsletteru) vybavujeme okamžite.

8. Sťažnosť dohliadaciemu orgánu

   Ak máte pocit, že s vašimi údajmi nakladáme nezákonne, môžete sa sťažovať Úradu na ochranu osobných údajov SR (Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava); podrobnosti nájdete na jeho webe. Sťažnosť môžete podať aj príslušnému úradu v členskom štáte EÚ, v ktorom máte pobyt, pracujete, alebo kde došlo k údajnému porušeniu.

Ako sa s nami spojiť

Na čokoľvek ohľadom osobných údajov (otázku aj uplatnenie práva) nám stačí napísať na grow@inlogio.ai alebo poštou na adresu sídla uvedenú vyššie.

Toto poučenie čas od času aktualizujeme; aktuálne znenie je vždy zverejnené na www.inlogio.ai.